Zkuste si představit: je pondělní ráno, otevřete počítač a místo klasického to-do listu vás čeká prázdná stránka. Možná to zní děsivě — ale teď vážně, kdy jste naposledy opravdu všechno odškrtli? Nedávno jsem četl, že většina z nás nikdy nedokončí ani polovinu úkolů, které si ráno s nadějí napíšeme. No, já rozhodně ne. A nevím, jestli na vás taky občas padá pocit, že seznamy místo motivace spíš pohřbí produktivitu…
Proč už to-do listy nefungují (alespoň ne vždy…)
To-do listy mají v Česku skoro kultovní status — i moje máma je psala ještě na papíry z Jugoplastiky. Ale v dnešní době, kdy všechno letí rychleji než vlak Pendolino, seznamy někdy spíš svazují, než pomáhají.
- Často jsou přehnaně dlouhé — už jen pohled na ně člověka unaví.
- Stres z neodškrtnutých bodů snižuje motivaci. A sebevědomí.
- Život se stejně nedá nalinkovat na deset položek denně — nečekané úkoly vždy přijdou.
Můj kolega Tomáš tvrdí, že mu papírový seznam dává klid. Ale v našem týmu jsme na to měli vášnivou debatu a polovina lidí připustila: „Většinu úkolů stejně přepisuju na zítra.“ Takže zřejmě nejsem sám…
Time blocking – metoda, která dává vašemu dni pevný rámec
Měsíc a půl zpět mi kamarádka doporučila něco jiného — time blocking. Možná jste už na to narazili na LinkedInu nebo v nějakém článku na Forbesu. Pokud ne — je to v zásadě rozdělení dne na větší bloky, kdy se věnujete jen jednomu úkolu nebo typu činnosti. Zapomeňte na dvacet položek, místo toho máte v kalendáři skutečně čas „na to důležité“.
Jak na to? Jednoduchý návod, o který se často nikdo nepodělí
- Vezměte svůj digitální nebo papírový kalendář. Rozdělte den na bloky – např. 9:00–11:00 „Projekt X“, 11:00–11:30 „Maily“, 12:00–13:00 „Oběd“ atd.
- K blokům už nic dalšího nepřidávejte. Pokud se něco nevejde, musí to počkat. Radikální, vím — ale překvapilo mě, jak rychle si na ten pořádek zvyknete.
- Respektujte čas začátku i konce bloku. Pokud vám do toho skočí kolega s kafem — no, buďte realisti, někdy vám neodoláte.
Měsíce tři zpátky bych nevěřil, že mi tohle pomůže. První týden byl těžký — běžně jsem sklouzl k multitaskingu. Ale druhý týden už jsem měl pocit, že mám čas na dýchání. Nečekané? Docela.
Time blocking v praxi – ušetřené hodiny, méně chaosu
Včera jsme ve firmě bilancovali: ti, kdo přešli na blokování času, šetří podle mých výpočtů 1,5–2 hodiny denně. Jak? Nevracíte se k rozdělaným věcem, neřešíte drobnosti bokem každých deset minut, a když blok skončí — jdete prostě dál. Upřímně, v našem chatu jsme to nazvali „konečně mít život po práci“ — i když samozřejmě, občas den nabourá šéf. Nu, co naplat.
[IMAGE2]czech office time blocking teamwork[/IMAGE2>
Tipy pro začátek (a na co si dát pozor)
- Nenastavujte bloky příliš natěsno — nějaký čas je dobré mít volný, na Českou poštu nebo dětský kroužek.
- Nevynechávejte čas na oběd – bez jídla totiž koncentrace padá rychleji než Wi-Fi u nás na chalupě.
- Začněte třeba jen dvěma bloky denně. Já začal ráno a po obědě, zbytek nechal volně – taky to jde.
- Nestyďte se zkoušet různé aplikace — třeba česky populární TimeBloc nebo Google Calendar.
Možná tenhle systém není pro každého, nevím. Ale rozhodně stojí za vyzkoušení, zvlášť pokud vás váš starý to-do list spíš děsil.
Závěr — možná čas na změnu?
Možná vám to přijde divné, ale opravdu mám večer méně „chaos v hlavě“. Pokud to zkusíte, určitě budu rád za komentář, nebo se podělte v práci — třeba vás mile překvapí kolegyně, která zatím psala jen na papír. V každém případě — někdy je lepší experimentovat, než se držet starých seznamů… nu, vy tu cestu najdete sami.
