Kolikrát jste na začátku týdne sepsali dokonale strukturovaný to-do list — a ve čtvrtek zjistili, že půlka zůstala nepohnutá? Nejste sami! Nedávno jsem narazil na článek o tom, že tradiční seznamy úkolů můžou být spíš past, než cesta k produktivitě. V českých kancelářích o tom málokdo mluví nahlas, ale možná právě proto se vám pořád nedaří dotáhnout věci do konce.
Proč to většině z nás (ne)funguje
Upřímně: to-do listy jsou pohodlné. Dáte si ráno kafe Mistrál — otevřete Notes nebo papír — sepisujete všechno, co vás trápí. Ale už jste si někdy všimli, že ty dlouhé seznamy se stávají jakousi samostatnou činností, místo aby pomáhaly?
- Drobné úkoly vyřešíte rychle, protože je prostě škrtáte. Ten velký, důležitý — zítra, pozítří… a nakonec stejně zůstává.
- Dlouhý seznam bubnuje v hlavě celý den — a to vyvolává víc stresu. Nedivím se, že kolega z OpenSpace říká, že má „to-do úzkost“.
- Odměna za odškrtávání drobností je příjemná — ale reálný posun v práci skoro nevidíte.
Psychologická past číhá za rohem
Na našem firemním workshopu (to bylo v únoru, sněžilo jako blázen) psycholožka vysvětlovala, že mozek miluje jasně dané úkoly. Ale když vidí sloupeček povinností, často radši vybere ty nejlehčí — aby měl rychlou dávku „splněno”. Těžší a nejasné úkoly putují na konec. A co hůř — čím déle tam čekají, tím víc máme tendenci se jim vyhýbat. V produktivitě je to paradox, možná trochu český folklór.
Existuje vůbec lepší cesta?
Možná jsem na to narazil až letos, ale stálo to za to. místo klasického seznamu jsem si začal plánovat jen 1 až 3 klíčové úkoly na den. Správně — jen tři. Najednou bylo jasno, co skutečně potřebuju dnes udělat. Ostatní drobnosti si píšu zvlášť a řeším je jen pokud mi zbyde čas nebo energie.
Tuhle metodu mi doporučila kamarádka, co dělá v Alze. Prý mají podobný systém i v centrále — zaměření na to nejdůležitější, zbytek až potom. A víte co? Funguje to mnohem lépe, i když to chce trochu trpělivosti. Jasně, každý má jiný rytmus — třeba vám bude vyhovovat úplně jiný přístup. Ale za zkoušku to stojí.
Praktické tipy, které mi pomohly
- Každý den si napište maximálně 3 klíčové úkoly — ostatní ať počkají.
- Velké úkoly rozdělte na menší, lépe uchopitelné části — třeba místo „dokončit report” napište „shromáždit podklady”, „napsat závěr”.
- Větší priority řaďte podle času — to nejdůležitější na začátek dne, dokud vám běží mozek na maximum.
- Pokud přesto něco odkládáte už třetí den, zamyslete se — je to opravdu potřeba? Nebo už to dávno nemá smysl?
Co když to stejně nejde?
Někdy prostě není energie ani na ten jeden hlavní úkol. To se stane každému, i zkušenému manažerovi v Praze nebo Ostravě. Snažím se v takových dnech hlavně neztrácet nervy — „někdy je pondělí prostě pondělí,” říká sousedka Irena. Důležité je nevyčítat si to — přijde i lepší den.
Upřímně, možná tenhle přístup nebude vhodný pro všechny profese. Třeba v logistice je to prý jiný svět — tam rozhoduje každá minuta, to mi říkal známý z Plzně. Ale jestli pracujete na projektech, kde si můžete plánovat vlastní tempo, zkuste změnit přístup k to-do listům. Třeba vás překvapí, kolik se toho dá stihnout bez stresu.
Váš čas: zkuste něco nového
Myslím, že v českých kancelářích se o tomhle pořád moc nemluví. Zkuste si to sami — dejte si zítra jen tři klíčové úkoly a večer si všimněte, jak se cítíte. Možná jsem na omylu, ale mně se takhle pracuje klidněji. Pokud znáte jiný trik nebo lokální vychytávku (třeba super aplikace od Kiwi.com), napište do komentářů — ať si česká práce přestane hrát na dokonalost a dýchá trochu reálněji… no vy víte.
