Představte si — otevřete schránku jen třikrát za den namísto nekonečného „tapu“ na ikonu každou chvíli. Je to revoluce? Nebo stres? Nedávno jsem se rozhodl vyzkoušet, co se doopravdy stane, když přestanu kontrolovat e-maily každých 10 minut. Kolega v kanclu tvrdil, že je to klíč ke klidu, sousedka naopak trvala na tom, že tak přijde o půl práce. Můžete si tipnout, kdo měl pravdu.
Proč jsme tak závislí na e-mailech?
Pokud žijete v Praze nebo Brně, nejspíš si ráno v tramvaji už zvykli listovat schránkou dřív než zjistíte, jestli venku prší. Pracovní komunikace, dohody s klienty, notifikace z e-shopů — e-mail je jako moderní pošťák, co nikdy nespí. Jenže místo pohody roznáší častěji stres, přerušení a (dost často) i ztrátu pozornosti.
Fenomén „pingů“: Co vám skutečně bere?
Statistika je neúprosná — průměrný Čech kontroluje e-mail 15–20× za den (četl jsem v nedělních novinách, přísahám). Možná to není přesné u všech, ale je to fakt hodně! Každý ten malý „ping“ znamená přetržení práce, ztrátu soustředění a často i dobré nálady. Všimli jste si někdy, jak po jednom urgentním e-mailu nedokážete najít ztracený klid? Prý trvá až 23 minut, než se reálně vrátíte k „flow“. To není málo…
Jak probíhal můj experiment
Na začátku upřímně — měl jsem obavy. Žiju totiž v prostředí, kde se odpovídá skoro okamžitě, jinak vám šéf volá (nebo horší, píše SMS jako „Kde jsi?“). Dohodli jsme se v týmu na pravidlu: e-maily třikrát denně — ráno, po obědě, těsně před koncem pracovní doby. Mezi tím? Letadlový režim, žádná notifikace, žádné „jen na skok“.
[IMAGE2]relaxed workspace laptop coffee break morning[/IMAGE2>
Výsledky, na které jsem nebyl připraven
- Více času: Najednou jsem stihl věci, na které se měsíc jen prášilo. Dokumenty, faktury, dokonce i oběd v klidu — bez telefonu v ruce.
- Míň stresu z malicherností: Uvědomil jsem si, že 90 % zpráv nepotřebuje odpověď hned. Nehavarovalo půl republiky, když jsem odpověděl v 11:30 místo 9:12.
- Nečekané důsledky: Paradoxně jsem začal mít lepší vztahy s kolegy. Více jsme řešili věci přímo — místo e-mailových ping-pongů. Možná jsem jediný, ale připadal jsem si víc „v přítomnosti“… tedy aspoň občas.
Jak zvládnout e-maily méně častěji — a nepřijít o klíčové věci
Pokud teď přemýšlíte: „Dobře, ale co když jsem zrovna ten, co musí všechno vědět jako první?“ — možná máte pravdu. Ale i velké firmy typu Seznam nebo AVG doporučují ve svých interních návodech blokovat čas na e-maily, ne být otrokem inboxu. Tady pár tipů, které u nás v týmu (i doma) fungují:
- Vypněte push notifikace — nevidíte, neslyšíte, netrápí vás to.
- Napište do e-mailového podpisu, kdy odpovídáte na poštu. To dělá náš účetní — a klienti si zvykli.
- Pokud něco opravdu hoří, ať vám kolegové raději volají nebo píší přes WhatsApp. Všechno ostatní počká.
Může se stát, že něco unikne. Ale, no… v 80 % případů se vlastně nestane vůbec nic dramatického. Ověřeno nejen mnou, měsíc zpět jsme se o tom hádali i s ajťákem při pátečním pivu. Říkal: „Dobrý e-mail je ten, který počká.“
Pro koho tohle (asi) nebude
Nechci tvrdit, že to je recept na všechno. Operátor na lince nebo obchodník, co žije z každého leadu, si to asi nedovolí. Ale pokud nejste ve vteřinové službě — zkuste experiment na týden. Opravdu. Výsledek vás může překvapit, přinejmenším budete vědět, na čem jste. A když ne? Vždycky můžete sklouznout zpět.
Nuže, jak dál?
Co s tím, záleží na vás. Zkuste vypnout e-mail na víkend. Nebo aspoň na hodinu. Možná budete poprvé po letech doopravdy slyšet, co říká kolega u stolu… nebo se jen pořádně nasnídáte. Máte podobnou zkušenost? Napište mi pod článek nebo sdílejte v chatu s kamarády. Vlastně — stačí, že jste dočetli až sem, to už je malý experiment za vás.
